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郵送による各種証明書の申請方法

印刷用ページを表示する 掲載日:2023年11月24日更新 ページID:0290591

 郵送で住民票や戸籍謄本等をご申請される際は、以下のものを郵送してください。
 なお、印鑑登録証明書(印鑑証明)は、郵送による申請はできません。

1 申請書

 次の関連リンクより該当の申請書をダウンロードして、必要事項を記入し、必要に応じて押印をお願いします。
 なお、日中にご連絡のつく電話番号を必ず記入してください。

 ※鉛筆や消す事ができるボールペンは使用しないでください。

  関連リンク:申請書・委任状(証明書申請用)

2 定額小為替証書(手数料)

 ゆうちょ銀行または郵便局の貯金窓口で定額小為替証書をご購入ください(収入印紙や切手は不可)。
 証明書の手数料については、手数料の一覧をご覧ください。

 国民年金、厚生年金等の公的年金手続きや、(特別)児童扶養手当の手続きに使用する戸籍謄抄本は、条例により無料で交付することができますので、定額小為替証書は不要です。その際は必ず申請用紙に証明書の使い道をご記入ください。
 ※ 無料で請求した戸籍はそれ以外の用途には使用できませんので、ご注意ください。

 ※ 定額小為替の有効期間は発行から6カ月です。市役所到着時に有効期限日より1週間以上余裕があるものをご準備ください。
   なお、年末年始やゴールデンウィークなど閉庁日が続く時期に請求する際には、さらに余裕をもっていただきますようお願いいたします。
 ※ 手数料は市区町村によって異なります。
 ※ 定額小為替証書を購入する際には、別途料金がかかりますので、ご確認をお願いします。

3 返信用封筒と切手 

 返信用封筒には申請者の住所(団地・アパート名まで明記)、氏名を記入してください。

 普通郵便を希望する方は切手をご用意いただき、封筒にのり付けしてください。
 また、速達をご希望の場合は、速達料金分を加えた切手を封筒にのり付けし、返信用封筒に「速達」と朱書きしてください。

 ※ 返信先は原則として申請者の住民登録地です。
   それ以外の場所に送付を希望する場合には、公共料金の領収書など居住地が確認できる書類を添付の上、申請書に理由を明記いただくなど別途対応いたしますので、あらかじめ証明書発行センターへご確認ください。
 ※ マイナンバー入りの住民票は、住民登録地以外に送付する事ができません。
      なお、マイナンバー入りの住民票は広域交付によって他自治体でも発行することが可能です。
       関連リンク:現在出張で他市に来ているのですが、急に住民票が必要になりました。他市で住民票は取得できないでしょうか?
 ※切手が不足している場合は受取人払いのハンコを押させていただきますのでご了承ください。

  ※当市が現住所を把握できていない場合(市外転出後に再度住所変更があったなど)には、同封の本人確認書類の記載などを確認の上郵送いたします。確認がとれない場合、申請者宛にご連絡をする場合がありますので、申請書には必ず電話番号のご記入をお願いいたします。

 ※ 宅配便での返信は取扱いしていません。

 4 本人確認書類のコピー

 申請者の本人確認ができる書類のコピーを同封してください。

 本人確認書類として認められるものは以下の関連リンクを参照してください。
  関連リンク:証明書の申請には、本人確認書類が必要となります

5 委任状 ※代理人が申請する場合

 代理人が申請する場合は、本人(委任者)からの委任状が必要です。
 原則、委任状は原本を同封いただき、返却いたしません
​ 返却が必要である場合にはその旨を委任状に明記し、委任状の原本とコピーしたものを同封してください。
 なお、その際には原本裏面に交付した証明書等を記入させていただきますのでご了承ください。
  ​関連リンク:委任状による証明書の申請について

6  第三者(本人または代理人以外の人・法人)による申請について

 第三者が各種証明書の発行を申請する場合は本人確認書類のほか、疎明資料が必要になります。
 また、疎明資料の原本を郵送できない場合は、原本の写しに「原本に相違ない」旨を記入の上、押印(代表者印等)が必要になります。

 インターネット申し込み等で契約書の写しがない場合は、出力資料にその旨および「契約内容に相違ない」ことを明記いただき、押印(代表者印等)が必要になります。

 詳しくは証明書発行センターへ事前にお問い合わせください。

ご注意ください

 ※ 申請する人や申請内容によって、その他にも書類が必要になる場合がありますので、事前にご確認ください。

 ※ 証明書発行センターでは、申請書類等を受け取り次第、順次証明書を発行、発送いたしておりますが、年末・年始や年度末・年度初めなど、申請が多くなる時期は、証明書の発行、発送が遅れる場合があります。
    また、申請書や同封物に不備や不足がある場合には、発送が遅れる、または、発行できずに申請書類等をご返却する場合があります。(電話でご連絡する場合があります。)
    そのため、お早めに申請いただきますようお願いします。

 ※ 令和3年10月1日から、郵便局のサービス見直しにより、一部の郵便物について変更がありますのでご注意ください。

  (1)土曜日配達の休止(令和3年10月2日から)

  (2)配達日数を1日程度繰り下げ(令和3年10月以降、段階的に実施)

  【変更の対象となる郵便物】

   ・普通扱い(特定記録含む)とする郵便物・ゆうメール

    (速達、書留、レターパックなどは引き続き土日・祝日も配達され、配達日数の繰り下げもありません。)

   詳しくは郵便局のホームページをご確認下さい。

    関連リンク:https://www.post.japanpost.jp/2021revision/index.html

郵送による申請の宛先

 〒362‐8501
  埼玉県上尾市本町三丁目1番1号
  上尾市役所 証明書発行センター

  電話 048‐783‐4940


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